Людям із порушенням зору
Звіт про результати аудиту ефективності використання коштів державного бюджету, виділених на керівництво та управління у сфері архівної справи (далі – Звіт про результати аудиту), та рішення Рахункової палати надіслано Верховній Раді України (лист від 28.06.2023 № 08-1464).
Рішення Рахункової палати про результати аудиту ефективності використання коштів державного бюджету, виділених на керівництво та управління у сфері архівної справи, в порядку інформування направлено Комітету Верховної Ради України з питань національної безпеки, оборони та розвідки (лист від 28.06.2023 № 08-1466), Раді національної безпеки і оборони України (лист від 28.06.2023 № 08-1468) та Комітету Верховної Ради України з питань бюджету (лист від 28.06.2023 № 08-1465).
Відповідно до статті 39 Закону України «Про Рахункову палату» Прем'єр-міністрові України надіслано відомості про результати аудиту у формі рішення Рахункової палати із рекомендаціями (лист від 28.06.2023 № 08-1467).
Про виявлені під час аудиту ознаки кримінального правопорушення повідомлено Національну поліцію України (лист від 28.06.2023 № 08-1471), Службу безпеки України (лист від 28.06.2023 № 08-1472) шляхом надсилання Звіту про результати аудиту, рішення Рахункової палати та копій складених за результатами аудиту актів.
Звіт про результати аудиту та Рішення Рахункової палати надіслано Міністерству юстиції України (далі – Мін'юст) (лист від 28.06.2023 № 08-1469) та Державній архівній службі України (далі – Укрдержархів) (лист від 28.06.2023 № 08-1470) із відповідними рекомендаціями.
Прем’єр-міністр України (доручення від 07.07.2023 № 19943/1/1-23) доручив Мін'юсту, Міністерству фінансів України (далі – Мінфін) та Укрдержархіву розглянути рішення та Звіт Рахункової палати, вжити необхідних заходів, про результати поінформувати Рахункову палату і Кабінет Міністрів України та в разі необхідності подати пропозиції в установленому порядку.
Укрдержархівом повідомлено (лист від 20.07.2023 № 4033/6.01-16/5580/50), що з метою усунення виявлених Рахунковою палатою порушень і недоліків, викладених у Звіті, наказом Укрдержархіву від 10.07.2023 № 95-НОД затверджено План заходів Укрдержархіву щодо впровадження пропозицій, зазначених у рішенні Рахункової палати України «Про розгляд Звіту про результати аудиту ефективності використання коштів державного бюджету, виділених на керівництво та управління у сфері архівної справи» від 23.05.2023 року № 11-3».
У порядку реагування Укрдержархівом поінформовано:
– з метою дотримання фінансової дисципліни ухвалено рішення забезпечувати її на всіх етапах бюджетного процесу: формування бюджетного запиту, розподілу показників, затвердження кошторисів та внесення змін до них, при затвердженні структур, штатних розписів, при погодженні преміювання та доплат керівництву, нарахуванні та виплаті зарплати, сплаті податків, розрахунках з дебіторами та кредиторами, здійсненні закупівель та договірної роботи, управлінні майном; а також проведення аналізу результатів діяльності Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління в процесі складання квартальної та річної фінансової, бюджетної звітності;
– з метою напрацювання пропозицій головному розпоряднику бюджетних коштів (Мін'юсту) щодо розроблення результативних показників бюджетної програми за КПКВК 3609010 «Керівництво та управління у сфері архівної справи» (далі – бюджетна програма за КПКВК 3609010), які б визначали результат виконання бюджетної програми, характеризували хід її реалізації, ступінь досягнення цілей та мети, виконання завдань бюджетної програми, висвітлювали обсяг і якість надання публічних послуг за наказом Укрдержархіву від 14.07.2023 № 99 створено робочу групу із вдосконалення системи результативних показників;
– з метою дотримання Загальних вимог до визначення результативних показників бюджетних програм, затверджених наказом Мінфіну від 10 грудня 2010 № 1536, Укрдержархів при складанні бюджетних запитів, затвердженні паспортів бюджетної програми за КПКВК 3609010 дотримується вимог законодавства, інструктивних листів Мінфіну та вимог головного розпорядника бюджетних коштів – Мін'юсту;
– на виконання рекомендації щодо передбачення у паспортах бюджетної програми за КПКВК 3609010 на наступні роки результативних показників, що характеризують реалізацію напряму використання бюджетних коштів – забезпечення функціонування системи страхового фонду документації, Укрдержархівом до результативних показників ефективності паспорта бюджетної програми за КПКВК 3609010 додано показники «Кількість внесених виробів (об’єктів) до Державного реєстру страхового фонду документації на одного працівника», «Кількість внесених виробів (об’єктів) до Державного реєстру потенційно-небезпечних об’єктів на одного працівника». У 2023 році ці показники замінено показниками «Кількість наданих публічних (адміністративних) послуг у сфері страхового фонду документації» та «Кількість наданих публічних (адміністративних) послуг у сфері страхового фонду документації на одного працівника» відповідно;
– Укрдержархівом розроблено та затверджено наказом від 15.06.2020 № 74 нове Положення про проведення перевірок діяльності у сфері страхового фонду документації спеціальних установ страхового фонду документації, що належать до сфери управління Державної архівної служби України. Результати проведених перевірок діяльності архівних установ у 2021 році обговорювалися на засіданнях колегії;
– з метою нормативного врегулювання питання ведення і захисту розділу «Унікальні документи Національного архівного фонду» Державного реєстру національного культурного надбання, до Міністерства культури та інформаційної політики України підготовлено лист від 19.07.2023 № 3991/2.04-13/0 «Про внесення змін до Положення про Державний реєстр національного культурного надбання»;
– відповідно до пункту 1.1.2.5 Плану роботи Укрдержархіву на 2023 рік здійснюється супровід розгляду Кабінетом Міністрів України проєкту постанови «Про затвердження Інструкції з порядку ведення діловодства за зверненнями громадян», проєкт якої з урахуванням пропозицій Мін'юсту та Національного банку України надіслано до Мін'юсту листом від 19.10.2022 № 4401/2.01-22/0. Разом з тим протягом 2020–2023 років Кабінетом Міністрів України прийнято 16 актів (постанов та розпоряджень), що регулюють діяльність у сфері архівної справи і діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації, а Мін'юстом – 33 накази, що підлягають державній реєстрації (у тому числі два спільних із іншими міністерствами);
– з метою відображення у бухгалтерському обліку Укрдержархіву Державного реєстру документів страхового фонду документації України (далі – реєстр СФД) та Державного реєстру техногенно та екологічно небезпечних об'єктів (далі – реєстр ТЕНО) як автоматизованої інформаційної системи державного обліку та обробки інформації, фахівцями Науково-дослідного центру судової експертизи з питань інтелектуальної власності Мін'юсту проведено оцінку виключних майнових прав на об'єкт інтелектуальної власності: програмний комплекс Державний реєстр документів страхового фонду документації України (висновок експертів від 24.11.2020 № 201/20);
– на виконання Національної програми інформатизації Укрдержархівом протягом 2021 року побудована інформаційно-телекомунікаційна система «Державний реєстр документів страхового фонду документації України» (автоматизована система класу «2») та інформаційно-телекомунікаційна система «Державний реєстр техногенно та екологічно (потенційно) небезпечних об’єктів України» (автоматизована система класу «3»). Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 16 червня 2021 року № 659-р «Деякі питання Міністерства юстиції щодо виконання статті 37 Закону України «Про Державний бюджет України на 2021 рік» освоєно 3,1 млн грн, за рахунок яких отримано послуги з побудови і впровадження комплексних систем захисту інформації, комплексу технічного захисту інформації та супроводження проведення державних експертиз комплексних систем захисту інформації з придбанням серверного, комп’ютерного та мережевого обладнання з відновленням функціонування державних реєстрів.
Водночас Укрдержархівом повідомлено, що згідно з наданою Адміністрацією Держспецзв'язку та ПрАТ «ІІТ» інформацією, у зв'язку з військовою агресією рф остаточні документи (після доопрацювання за пропозиціями Адміністрації Держспецзв'язку) зі створення комплексних систем захисту інформації було знищено. На сьогодні вирішується питання їх відновлення та повторного подання до Адміністрації Держспецзв'язку. За необхідності додаткової потреби у фінансуванні для поновлення роботи Державних реєстрів, до бюджетного запиту на 2024 рік будуть включені відповідні розрахунки з обґрунтуваннями;
– з метою удосконалення системи внутрішнього контролю, її функціонування у розрізі елементів, передбачених Основними засадами здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2018 року № 1062, наказом Укрдержархіву від 21.01.2022 № 11 затверджено Інструкцію з організації внутрішнього контролю в Державній архівній службі України та в установах, що належать до сфери її управління.
Міністерством юстиції України повідомлено (лист від 20.07.2023 № 95337/100797-12-23/34) про затвердження Плану заходів щодо усунення виявлених аудитом порушень і недоліків, реалізація якого передбачається впродовж 2023–2024 років.
Мін'юстом поінформовано також про виконання рекомендацій, зазначених у рішенні Рахункової палати від 23.03.2023 № 11-3, зокрема:
– на виконання рекомендації щодо розроблення та подання на розгляд Кабінету Міністрів України проєктів регуляторних актів, визначених чинним законодавством, внесення змін до власних нормативно-правових актів, що регулюють сферу архівної справи та страхового фонду документації, наказом Мін'юсту від 29 січня 2021 року № 340/5, зареєстрованим в Мін'юсті 29 січня 2021 року за № 121/35743 (із змінами), затверджена уніфікована форма акта, складеного за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного нагляду (контролю) щодо дотримання суб’єктом господарювання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації;
наказом Мін'юсту від 02 жовтня 2020 року № 3448/5, зареєстрованим в Мін'юсті 07 жовтня 2020 року за № 976/35259, затверджена нова редакція Положення про проведення інспекційних перевірок у сфері страхового фонду документації України. Дія цього Положення, після затвердження нової редакції, не розповсюджується на суб’єкти господарювання;
постановами Кабінету Міністрів України від 08 липня 2020 року № 580 та від 07 липня 2022 року № 774 внесені зміни до постанови Кабінету Міністрів України від 07 травня 1998 року № 639 «Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів». Порядок визначення вартості платних послуг, які надаються архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затверджений наказом Мін'юсту від 26 листопада 2021 року № 4251/5, зареєстрованим в Мін'юсті 01 грудня 2021 року за № 1554/37176;
– з метою розроблення та подання на розгляд Кабінету Міністрів України Концепції розвитку архівної справи, наказом Державної архівної служби України від 12.07.2023 № 96-НОД утворено робочу групу з розроблення Концепції розвитку архівної справи до 2026 року, до складу якої включено представника Міністерства юстиції України. Завершується підготовка проєкту Закону України «Про Національні архівні інформаційні ресурси та архіви», в якому пропонується вибудувати Єдину державну систему управління Національними архівними інформаційними ресурсами та архівами, що дозволить здійснювати управління архівними інформаційними ресурсами та архівами найбільш ефективно;
– з метою об’єднання бюджетних програм за КПКВК 3609010 «Керівництво та управління у сфері архівної справи» та за КПКВК 3609030 «Забезпечення діяльності архівних установ та установ страхового фонду документації» в одну програму, Мін'юст листом від 18.07.2023 № 93531/16.1.1/26-23 направив відповідну пропозицію до Мінфіну;
– на виконання рекомендації щодо подання на розгляд Кабінету Міністрів України Порядку проведення дозвільної (погоджувальної) процедури, переоформлення та анулювання документів дозвільного характеру у сфері страхового фонду документації, в Мін'юсті розроблено та здійснюється підготовка до подання в установленому порядку на розгляд Кабінету Міністрів України проєкту Закону України «Про внесення змін до законодавчих актів у зв'язку з прийняттям Закону України «Про адміністративну процедуру». Цим законопроєктом передбачено, зокрема, внесення змін до Закону України «Про страховий фонд документації України» щодо заміни видачі дозволу на виготовлення документів страхового фонду на декларативний принцип провадження господарської діяльності у цій сфері;
– на виконання рекомендації щодо передбачення видатків на закупівлю обладнання та проведення робіт по захисту державних інформаційних ресурсів Укрдержархіву з метою розблокування роботи реєстрів СФД і ТЕНО, Державній архівній службі України у 2021 році за бюджетною програмою за КПКВК 3609010 відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 16 червня 2021 року № 659-р «Деякі питання Міністерства юстиції щодо виконання статті 37 Закону України «Про Державний бюджет України на 2021 рік» передбачались видатки у сумі 3,1 млн грн на поновлення функціонування реєстрів, зокрема для придбання обладнання та створення комплексної системи захисту інформації. Касові видатки на зазначені цілі становили 3,1 млн гривень.
Відповідно до статті 36 Закону України «Про Рахункову палату» стан реалізації рекомендацій Рахункової палати перебуває на контролі.
Член Рахункової палати
Андрій ДІДИК